(HCM CityWeb) – Theo báo cáo của Văn phòng UBND Thành phố về tình hình tiếp nhận xử lý văn bản điện tử, từ ngày 1/8/2024, Thường trực UBND, UBND và Văn phòng UBND Thành phố đã không tiếp nhận văn bản giấy của các đơn vị (trừ 4 loại hồ sơ văn bản được nêu tại Công văn số 92/UBND-HCTC). Qua hơn một tuần triển khai cho thấy, việc triển khai gửi - nhận văn bản điện tử đã mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý hành chính nhà nước.
Tổng số văn bản đến tiếp nhận tại bộ phận tiếp nhận tính từ ngày 1/8/2024 đến 11 giờ 00 phút ngày 8/8/2024 là 2321 văn bản. Trong đó, tiếp nhận văn bản điện tử (văn bản điện tử + TTHC) là 1787 văn bản (chiếm tỷ lệ 77%); tiếp nhận văn bản giấy bắt buộc phải xử lý theo Công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 4/2/2020 của Văn phòng Chính phủ (văn bản giấy + hồ sơ xử phạt VPHC + Thư mời và các loại dự thảo) là 534 văn bản (chiếm tỷ lệ 23%).
Việc gửi nhận văn bản điện tử giúp tiết kiệm kinh phí trong công tác quản lý hành chính nhà nước bởi trước đó với hồ sơ giấy việc gửi nhận thông qua đường bưu điện hệ cơ quan nhà nước chi phí rất cao, tránh trường hợp gửi bị thất lạc văn bản, quan trong hơn là truyền tải được các chủ trương chính sách, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đến nơi cần tiếp nhận xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Đồng thời tránh được việc tiếp nhận nhầm văn bản giả lưu hành, vì qua xác thực văn bản điện tử được gửi qua đường truyền liên thông dùng chung của Thành phố văn bản sẽ đến đúng cơ quan cần tiếp nhận, tính pháp lý của văn bản vẫn được đảm bảo rõ ràng nhờ qua kiểm tra từ đơn vị gửi đến trước khi tiếp nhận.
Việc sử dụng văn bản điện tử làm tăng hiệu quả công việc, thuận lợi trong việc rà soát kiểm tra tiến độ xử lý cũng như trả nhanh kết quả hồ sơ khi được xử lý xong.
Thời gian tới, trong khâu tiếp nhận văn bản, hồ sơ điện tử dự kiến sẽ mở rộng kết nối từ phần mềm một cửa liên thông gồm 136 thủ tục hành chính tích hợp vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng UBND Thành phố. Đồng thời sẽ mở rộng việc gửi nhận văn bản điện tử đến các Tổng công ty và các công ty trực thuộc UBND Thành phố.
Thông qua hệ thống này người dân, các tổ chức cá nhân và doanh nghiệp vào trang web của Văn phòng UBND Thành phố theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ của chính mình khi được gửi đến UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố.
Đối với các văn bản không đủ thành phần hồ sơ Văn phòng UBND Thành phố sẽ từ chối tiếp nhận, gửi lại các đơn vị phát hành, khi các đơn vị trình lại đầy đủ thì thời gian quá trễ. Thời gian trình lại quá lâu thì các đơn vị phải làm lại tờ trình mới. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm toàn diện về việc gửi văn bản điện tử kèm đầy đủ thành phần pháp lý và lưu ý không kèm tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước. Các đơn vị có kết nối liên thông đã gửi văn bản điện tử không cần phải gửi văn bản giấy.
Trong thời gian tới, Văn phòng UBND Thành phố tiếp tục phối hợp các đơn vị rà soát phần mềm kết nối liên thông nhằm thực hiện tốt việc gửi nhận văn bản điện tử và hạn chế tối đa các lỗi phát sinh; đối với những đơn vị chưa có phần mềm để gửi nhận văn bản điện tử, chủ động phối hợp với Văn phòng UBND Thành phố, thông qua Trung tâm Tin học để được hướng dẫn, hỗ trợ gửi nhận văn bản trên môi trường điện tử.
Minh Thư
Nguồn: HCM CityWeb